Privacybeleid

Bij vzw Ter Loke vinden we het belangrijk om op een veilige en confidentiële wijze om te springen met de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer je in contact komt met onze organisatie. Dit privacybeleid omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe wij deze verwerken.

Vzw Ter Loke, met maatschappelijke zetel in 2350 Vosselaar, Heilanders 11 en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0407 933 104 is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vzw Ter Loke verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat zijn persoonsgegevens?

We volgen de definitie van de AVG voor persoonsgegevens:

“Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de verordening.

Welke gegevens worden verwerkt, waarom en wie heeft toegang?

Onze medewerkers zullen uitsluitend gegevens bijhouden waarvoor we een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang hebben of wanneer de gegevens nodig zijn in functie van het uitvoeren van een overeenkomst.

Indien je met onze medewerkers een gesprek hebt gehad (bv. tijdens een huisbezoek of een telefoongesprek), kan je volgende gegevens over jou terugvinden:

• Identificatiegegevens: naam en functie of je relatie met onze cliënt
• Contactgegevens: telefoonnummer, adres en e-mailadres
• Begeleidingsgegevens:datum van het contact en inhoud van het gesprek

Relevante gegevens en verslagen worden opgeslagen in een elektronisch cliëntdossier waarmee een geheimhoudingsovereenkomst is getekend (www.regas.be). Deze aanbieder voldoet aan alle veiligheidsnormen (ISO-9001, ISO-20000-IT, ISO-27001 en NEN-7510) en is overeenkomstig de AVG.

Indien je bij ons solliciteert, worden jouw gegevens bijgehouden. Ze zijn beschikbaar i.f.v. werving en selectie.

Welke gegevens gaan naar derden?

De overheid verplicht ons om in beperkte mate gegevens door te geven. Dit betreft cliëntinformatie en gegevens over onze eigen medewerkers.

In geval van nood kunnen onze medewerkers relevante cliëntgegevens bezorgen aan artsen of overheidspersoneel (bv. politie bij seinen).

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

We houden cliëntdossiers bij tot maximum 5 jaar na meerderjarigheid. Daarna worden ze vernietigd tenzij een andere wetgeving vraagt dat ze langer worden bijgehouden. Een aantal cijfers worden permanent geanonimiseerd bijgehouden omwille van hun statistische waarde.

Indien je bij ons solliciteert, worden je gegevens bewaard.

Wat zijn mijn rechten?

Volgens de AVG heb je volgende rechten betreffende de verzamelde persoonsgegevens:

1. Recht op inzage: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken. Ook mag je bekijken hoe jouw gegevens verwerkt worden.
2. Recht op rechtzetting: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
3. Recht om vergeten te worden: je hebt het recht om volledig uit ons systeem gewist te worden (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
4. Recht om klacht in te dienen: bij gebrek aan oplossing binnen het DRPM, kan je je richten tot de Autoriteit Gegevensbescherming.
5. Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je deze op elk moment stopzetten.
6. Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
7. Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben, overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
8. Recht om zich te verzetten tegen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen: alle automatische verwerkingen door Regas, BINC, INSISTO of andere elektronische toepassingen (bv. kinderbijslag).